Internationale Fachkräfte in Deutschland einstellen? Neue Regeln 2026, die jeder Arbeitgeber kennen muss
In Kraft seit 1. Januar 2026: Jeder Arbeitgeber in Deutschland, der Drittstaatsangehörige einstellt, muss spätestens am ersten Arbeitstag eine schriftliche Benachrichtigung aushändigen. Bußgelder erreichen €30.000 pro Verstoß. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen genau, was zu tun ist.
Zuletzt aktualisiert: 01 April 2026
Lesedauer: 5 Minuten
Autorin: Hanna Kovacs, Immigrationsspezialistin bei relokate
Das Wichtigste für Arbeitgeber im Überblick
- Pflicht ab dem ersten Arbeitstag: Jedem neu eingestellten Drittstaatsangehörigen ist spätestens am ersten Arbeitstag das offizielle Faire-Integration-Merkblatt auszuhändigen und eine unterzeichnete Empfangsbestätigung einzuholen. Dies ist nach §45c Aufenthaltsgesetz (AufenthG) seit dem 1. Januar 2026 verpflichtend.
- Nur das offizielle Merkblatt: Es muss das amtliche Merkblatt von faire-integration.de verwendet werden, verfügbar auf DE / EN / AR / TR / UK / RU. Ein selbst erstelltes Dokument erfüllt die gesetzliche Anforderung nicht.
- 4 bestehende Pflichten gelten weiterhin (§4a(5) AufenthG): Beschäftigungserlaubnis prüfen, Aufenthaltstitel kopieren, Ablaufdaten überwachen, Ausländerbehörde innerhalb von 4 Wochen bei vorzeitiger Beendigung informieren.
- Bußgelder bis zu €30.000 pro Mitarbeiter:in – jede Einstellung ohne ordnungsgemäße Benachrichtigung ist ein separater Verstoß, der von der FKS und der Ausländerbehörde geahndet wird.
- Zeitarbeitsfirmen: Wurde der/die Mitarbeiter:in über eine Zeitarbeitsfirma vermittelt, liegt die Benachrichtigungspflicht beim Verleiher – nicht bei Ihnen als Entleiher.
Was ist die neue §45c-Pflicht – und was sie konkret erfordert
Seit dem 1. Januar 2026 muss jeder Arbeitgeber in Deutschland jedem neu eingestellten Drittstaatsangehörigen spätestens am ersten Arbeitstag das offizielle Faire-Integration-Merkblatt aushändigen und eine unterzeichnete Bestätigung einholen. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu €30.000 pro Mitarbeiter:in gemäß §45c(4) AufenthG.
Der §45c Aufenthaltsgesetz (AufenthG) wurde im Rahmen des Reformpakets zum Fachkräfteeinwanderungsgesetz geändert. Die Änderung führt eine verpflichtende schriftliche Benachrichtigung ein, die deutsche Arbeitgeber jedem neu eingestellten Drittstaatsangehörigen spätestens am ersten Beschäftigungstag aushändigen müssen. Die Pflicht gilt unabhängig von der Art des Aufenthalts- oder Arbeitstitels – ob EU Blue Card, allgemeines Fachkräftevisum, ICT-Aufenthaltstitel oder ein anderer zur Beschäftigung berechtigender Titel. Ziel ist es sicherzustellen, dass Arbeitnehmer:innen ordnungsgemäß über ihre Rechte, ihre Titelauflagen und die verfügbaren Anlaufstellen informiert sind, wenn ihre Arbeitsbedingungen von den beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) genehmigten Bedingungen abweichen.
Die Pflicht ist konkreter, als viele Zusammenfassungen vermuten lassen. Arbeitgeber müssen kein eigenes Benachrichtigungsdokument erstellen. Stattdessen müssen sie den Mitarbeitenden das amtliche Faire-Integration-Merkblatt aushändigen – einen kostenlosen, bundesweiten, mehrsprachigen Beratungsdienst für Drittstaatsangehörige zu Themen des Arbeits- und Sozialrechts – und eine unterzeichnete Empfangsbestätigung einholen.
Was ist Faire Integration?
Faire Integration ist ein kostenloser, staatlich geförderter Beratungsdienst, der Themen des Arbeitsrechts, der Sozialversicherung und der Arbeitnehmerrechte abdeckt – in 6 Sprachen in allen 16 Bundesländern verfügbar. Arbeitnehmer:innen können sich bei folgenden Themen Unterstützung holen:
Arbeitszeiten, Urlaub und Ansprüche bei Krankheit
Kündigung, Abmahnungen und Zeitarbeit
Sozialversicherung – Kranken-, Renten- und Unfallversicherung
Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern
Der Dienst ist auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Türkisch, Ukrainisch und Russisch verfügbar.
Wen betrifft die Benachrichtigungspflicht nach §45c?
Jeden Arbeitgeber in Deutschland, der einen Drittstaatsangehörigen direkt unter einem zur Beschäftigung berechtigenden Aufenthaltstitel einstellt. Es gibt keine Unternehmensgrößenschwelle. Bei Zeitarbeitsfirmen liegt die Pflicht beim Verleiher.
Unternehmen, die internationale Fachkräfte direkt aus dem Ausland einstellen
Arbeitgeber, die eine EU Blue Card oder ein Fachkräftevisum sponsern
Arbeitgeber, die Mitarbeitende aus Nicht-EU-Tochtergesellschaften im Rahmen von ICT-Titeln versetzen
Wichtige Ausnahme: Wurde der/die Mitarbeiter:in über eine Zeitarbeitsfirma vermittelt, liegt die §45c-Benachrichtigungspflicht beim Verleiher – nicht beim Entleiher. Bei Direkteinstellung liegt die Pflicht bei Ihnen.
Was genau unter §45c zu tun ist
Die schriftliche Benachrichtigung muss in einer Sprache erfolgen, die der/die Mitarbeiter:in versteht. Auf Basis des Gesetzestexts und der Hinweise des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sind folgende Schritte erforderlich:
1. Offizielles Faire-Integration-Merkblatt herunterladen Laden Sie das Arbeitnehmer-Merkblatt in der Sprache des/der Mitarbeiter:in herunter – verfügbar auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Türkisch, Ukrainisch und Russisch.
2. Nächste Beratungsstelle markieren Identifizieren und markieren Sie auf dem Merkblatt die nächstgelegene(n) Faire-Integration-Beratungsstelle(n) zum Arbeitsort.
3. Merkblatt am ersten Tag aushändigen und Bestätigung einholen Händigen Sie das Merkblatt dem/der Mitarbeiter:in spätestens am ersten Arbeitstag aus. Der/die Mitarbeiter:in muss den Bestätigungsabschnitt unterzeichnen – mit Name, Datum, Ort und Unterschrift. Bei Remote-Einstellungen verwenden Sie eine nachverfolgbare digitale Methode (E-Signatur-Plattform oder Einschreiben per E-Mail).
4. Unterzeichnetes Merkblatt ablegen und aufbewahren Legen Sie die unterzeichnete Kopie in der Personalakte ab. Bewahren Sie sie – zusammen mit dem Zustellungsnachweis – mindestens 5 Jahre auf. Dies ist Ihr Compliance-Nachweis bei einer FKS-Prüfung.
Die vier weiteren Arbeitgeberpflichten im Einwanderungsrecht
Die §45c-Benachrichtigung ist neu – sie ergänzt jedoch vier bestehende Arbeitgeberpflichten nach §4a(5) AufenthG, die viele HR-Teams noch immer uneinheitlich handhaben.
| Schritt | Was zu tun ist | Wann |
|---|---|---|
| 1. Beschäftigungserlaubnis prüfen | Bestätigung von relokate einholen, dass der/die Mitarbeiter:in einen gültigen Aufenthaltstitel mit ausdrücklicher Beschäftigungserlaubnis in Deutschland besitzt – einschließlich Titelart, Gültigkeitsdaten und etwaiger Auflagen. | Vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses |
| 2. Faire-Integration-Merkblatt aushändigen (§45c) | Offizielles Merkblatt von faire-integration.de herunterladen, nächste Beratungsstelle markieren, spätestens am ersten Arbeitstag aushändigen und unterzeichnete Empfangsbestätigung einholen. Unterzeichnetes Exemplar mindestens 5 Jahre aufbewahren. | Spätestens am ersten Arbeitstag |
| 3. Aufenthaltstitel kopieren | Kopie des gültigen Aufenthaltstitels in elektronischer Form für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses in der Personalakte hinterlegen. | Bei Einstellung; bei Verlängerung aktualisieren |
| 4. Ablauf und Verlängerungen überwachen | Ablaufdaten von Visa und Aufenthaltstiteln direkt in der relokate-Plattform verfolgen – automatische Erinnerungen vor Ablauf der Verlängerungsfristen erhalten. | Laufend |
| 5. Behörden bei vorzeitiger Beendigung informieren | relokate über die vorzeitige Beendigung informieren, damit die erforderlichen Schritte eingeleitet und die zuständige Ausländerbehörde innerhalb der 4-Wochen-Frist benachrichtigt werden kann. Was passiert mit dem Aufenthaltstitel nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses? → |
Innerhalb von 4 Wochen nach vorzeitiger Beendigung |
Die praktische HR-Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter aus Drittstaaten
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Bestätigen Sie, dass der/die Mitarbeiter:in ein Drittstaatsangehöriger ist und direkt eingestellt wird – bei Einstellung über eine Zeitarbeitsfirma liegt die §45c-Pflicht beim Verleiher §45c neu 2026
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Prüfen Sie, ob der/die Mitarbeiter:in einen gültigen Aufenthaltstitel mit Beschäftigungserlaubnis in Deutschland besitzt – Art, Ablaufdatum und etwaige Auflagen prüfen §4a(5) bestehende Pflicht
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Kopie des Aufenthaltstitels (Papier oder elektronisch) in der Personalakte hinterlegen §4a(5) bestehende Pflicht
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Offizielles Faire-Integration-Merkblatt von bmas.de in der Sprache des/der Mitarbeiter:in herunterladen – verfügbar auf DE / EN / AR / TR / UK / RU §45c neu 2026
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Nächstgelegene Faire-Integration-Beratungsstelle(n) für den Arbeitsort auf dem Merkblatt identifizieren und markieren (✗) §45c neu 2026
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Ausgefülltes Merkblatt dem/der Mitarbeiter:in spätestens am ersten Arbeitstag aushändigen – bei Remote-Einstellung eine nachverfolgbare digitale Methode verwenden §45c neu 2026
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Unterzeichnete Empfangsbestätigung des/der Mitarbeiter:in einholen (Name, Ort, Datum, Unterschrift) aus dem Bestätigungsabschnitt des Merkblatts §45c neu 2026
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Unterzeichnetes Merkblatt und Zustellungsnachweis in der Personalakte ablegen – mindestens 5 Jahre aufbewahren §45c neu 2026
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Kalendererinnerung für den Ablauf des Aufenthaltstitels setzen und Verlängerung rechtzeitig vor dem Ablaufdatum einleiten §4a(5) bestehende Pflicht
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Im Offboarding-Prozess vermerken: Ausländerbehörde innerhalb von 4 Wochen informieren, wenn das Beschäftigungsverhältnis vorzeitig endet §4a(5) bestehende Pflicht
Was passiert bei Verstößen gegen die §45c-Benachrichtigungspflicht?
Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit nach deutschem Verwaltungsrecht. Bußgelder erreichen €30.000 pro Mitarbeiter:in – jede Einstellung ohne ordnungsgemäße Benachrichtigung ist ein separater Verstoß –, durchgesetzt von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) und der Ausländerbehörde.
Beispiel: Ein Berliner Unternehmen stellte im Januar 2026 drei Ingenieure aus Indien ein. Das HR-Team schloss das Onboarding ab, übersah jedoch die §45c-Benachrichtigungspflicht. Bei einer routinemäßigen Prüfung durch die Ausländerbehörde drohen dem Unternehmen potenzielle Bußgelder von bis zu €90.000.
Ein Verstoß gegen §45c wird als Ordnungswidrigkeit eingestuft. Die Konsequenzen:
Bis zu €30.000 pro betroffenem/r Mitarbeiter:in. Drei nicht konforme Einstellungen = potenzielle Bußgelder von bis zu €90.000.
Jede Einstellung ist ein separater Verstoß. Es gibt keine Pauschalstrafe – jede fehlende Benachrichtigung zählt einzeln.
Durchsetzung durch zwei Behörden. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) und Ihre lokale Ausländerbehörde führen beide Prüfungen durch.
Systematische Verstöße bergen zusätzliche Risiken. Wiederholte Verstöße können Ihren Stand bei den Einwanderungsbehörden schädigen und künftige Visumsanträge verlangsamen.
So unterstützt relokate Sie
relokate begleitet Arbeitgeber in Deutschland durch den gesamten Prozess der internationalen Relocation – von der Visa-Antragstellung und Behördenkommunikation über die §45c-konforme Onboarding-Dokumentation bis hin zum laufenden Monitoring von Aufenthaltstiteln und Verlängerungsfristen. Damit Ihr HR-Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Compliance ohne zusätzlichen Aufwand gewährleisten
Lassen Sie ein fehlendes Dokument
nicht €30.000 kosten
Sprechen Sie mit unserem Team über §45c-Compliance, Benachrichtigungsvorlagen und vollständigen Relocation-Support für Ihre internationalen Mitarbeiter.
Kostenloses Beratungsgespräch buchen
Wichtige offizielle Ressourcen
Faire Integration – offizielle Merkblätter zum Download (DE/EN/AR/TR/UK/RU)
Faire Integration – Beratungsstellensuche (alle 16 Bundesländer)
§45c AufenthG – offizieller Gesetzestext (Bundesjustizministerium)
Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung an einen qualifizierten Fachanwalt für Aufenthalts- oder Arbeitsrecht.
Häufig gestellte Fragen – §45c-Arbeitgeberbenachrichtigung
Für wen gilt §45c genau?
§45c gilt für jeden Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, der einen Staatsangehörigen eines Nicht-EU/EWR-Landes – einen Drittstaatsangehörigen – unter einem zur Beschäftigung berechtigenden Aufenthaltstitel einstellt. Dies umfasst Unternehmen, die EU Blue Cards, Fachkräftevisa, ICT-Titel und andere beschäftigungserlaubende Titel sponsern. Es gibt keine Mindestunternehmensgröße oder Beschäftigtenschwelle. Bei relokate betreuen wir Start-ups, mittelständische Unternehmen und Großkonzerne – die Pflicht gilt unabhängig von der Anzahl Ihrer internationalen Einstellungen.
Was passiert, wenn ich die Frist am ersten Arbeitstag verpasse?
Das Verpassen der Frist wird als Ordnungswidrigkeit eingestuft und kann zu einem Bußgeld von bis zu €30.000 pro betroffenem/r Mitarbeiter:in führen. Die Durchsetzung erfolgt durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) und die Ausländerbehörde. Wiederholte oder systematische Verstöße können auch Ihren Stand bei künftigen Titelverfahren beeinträchtigen. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre bestehenden Einstellungen abgedeckt sind, bietet relokate ein Compliance-Audit an, um etwaige Lücken vor einer Prüfung zu identifizieren und zu schließen.
Ersetzt die Benachrichtigung den Arbeitsvertrag?
Nein – die §45c-Benachrichtigung ist ein eigenständiges Dokument und ersetzt nicht den Arbeitsvertrag. Obwohl es inhaltliche Überschneidungen gibt (Stelle, Gehalt, Startdatum), hat die Benachrichtigung einen eigenständigen gesetzlichen Zweck: sicherzustellen, dass der/die Mitarbeiter:in über seine/ihre Rechte und die Titelauflagen informiert ist. Wir empfehlen dringend, sie als eigenständiges unterzeichnetes Dokument auszustellen und nicht in den Vertrag einzubetten. relokate stellt eine gebrauchsfertige Benachrichtigungsvorlage bereit, die korrekt strukturiert und leicht prüfbar ist.
Muss die Benachrichtigung auf Deutsch sein?
Das Gesetz verlangt, dass die Benachrichtigung in einer Sprache erfolgt, die der/die Mitarbeiter:in versteht. Deutsch ist akzeptabel, wenn das Verständnis nachgewiesen wird, aber für die meisten internationalen Einstellungen ist eine Übersetzung – in der Regel Englisch – dringend empfehlenswert. Die ausschließliche Verwendung eines deutschsprachigen Dokuments für eine Person ohne Deutschkenntnisse untergräbt den Kernzweck der Pflicht und könnte bei einer Prüfung beanstandet werden. relokate erstellt für alle betreuten Mandanten standardmäßig zweisprachige Benachrichtigungen.
Muss die Benachrichtigung bei Änderungen von Stelle oder Gehalt neu ausgestellt werden?
Ja. Jede wesentliche Änderung der Beschäftigungsbedingungen – eine Beförderung, Gehaltserhöhung, Änderung der Berufsbezeichnung oder ein Umzug an einen neuen Arbeitsort – sollte eine aktualisierte Benachrichtigung auslösen. Behandeln Sie es genauso wie eine schriftliche Vertragsänderung. Dies ist besonders wichtig, wenn Änderungen die Bedingungen betreffen, unter denen der Titel ursprünglich genehmigt wurde. relokate kann automatisierte Erinnerungen und Workflows einrichten, damit Ihrem HR-Team keine erforderliche Aktualisierung entgeht.
Kann relokate uns bei der Erstellung und Verwaltung dieser Benachrichtigungen helfen?
Absolut. relokate bietet umfassenden Support für Arbeitgeber, die internationale Fachkräfte in Deutschland einstellen – von der Visa-Sponsoring- und Titelantragstellung bis hin zu gesetzeskonformer Onboarding-Dokumentation und laufender Überwachung. Wir bieten gebrauchsfertige §45c-Benachrichtigungsvorlagen, zweisprachige Versionen, Compliance-Audits für bestehende Einstellungen und vollständig betreuten Relocation-Support für Neuankömmlinge. Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch, und unser Team erklärt Ihnen genau, was Sie benötigen.
